Inovando no power point

Ao contrário do que vocês podem pensar, não fui eu quem escreveu esse post. Li e reproduzo aqui, complementando com alguns comentários pessoais.

Na prática não tem nada de inovador sobre power point. Para inovar em apresentações precisa de muito preparo em oratória, em artes gráficas e visuais (ou contratar alguem especializado), ter muita imaginação e muito tempo para preparar os slides e texto e treinar a fala.

Na maioria dos casos não temos esse conjunto de skills e nem recursos financeiros para contratar uma agência de publicidade para preparar o power point para nós. Normalmente precisamos preparar uma apresentação na virada da noite, atualizar algum slide horas ou minutos antes da apresentação, e precisamos ter um discurso afinado para conseguirmos passar a mensagem de forma clara.

O que esse post trata são de poucas regras que ajudam a deixar a mensagem mais clara através do power point sem precisar ser um mestre JEDI na arte de preparação dos slides.

COMO ENTREGAR GRANDES APRESENTAÇÕES no POWER POINT:

• Não sobrecarregue o template do slide com gráficos e todas as variações de “lixo criativo”. Seu template deve estar vazio, mas apresentar claramente e de forma limpa e organizada o conteúdo, sem depreciar ou distrair o mesmo. Um fundo sólido com texto em contraste e um pequeno logo no canto é tudo que precisa.
• Mantenha seu texto breve, enérgico, claro; não exagere nas palavras ou frases. Você precisa bater forte no ponto discorrido e ser claro, não elaborado e entediante.
• Tenha um ponto chave, apenas 1, por slide. Se existirem 2 pontos chaves, então necessita de 2 slides. Isso pode significar uma grande mudança em sua forma de pensar, mas é muito importante.
• Não tenha mais do que 6 bullets por slide, preferivelmente muito menos, e uma linha apenas com pouco texto por item. Evite sub-ítens por completo se possível.
• Coloque em maiúsculo apenas a primeira letra de cada título, ítem ou frase. Justificação do texto à esquerda.
• Bullets (ítens) não são sentensas; podem ser frases. Não use pontuação e omita palavras desnecessárias. Por exemplo: “Nós precisamos determinar os clientes mais prováveis e o cenário macro-econômico.”
  Melhor ficaria assim: “Determinar clientes prováveis / cenários macro-econômicos”.
• Tamanho da fonte deve ser no mínimo 24 para bullets (se possível 28 ou 32), fonte 36 para o título que deve encaixar em 1 linha, 2 raramente se você precisar. Não misture fontes, tamanho e formatos dos bullets.
• Use um MASTER TEMPLATE e fique com ele rigorosamente. Se não sabe como fazer, aprenda (existe muito material na web). O tempo investido em aprender será umas 10 vezes menor do que ficar alterando slide por slide.
• Um imagem vale mais do que 1000 palavras, mas misture tudo: um gráfico aqui, um foto ali, uma frase de efeito, o que for. Isso tudo é uma mudança agradável ao invés de vários slides com bullets e texto.
• Animação é um toque delicado, mas não faça de sua apresentação uma demonstração de recursos de animação do aplicativo power point. Elas podem distrair a platéia.

Como regra geral, conheça sua audiência. Você pode direcionar o discurso e decidir quando mostrar mais detalhes técnicos quando está em frente a uma platéia técnica do que em uma reunião de diretoria.

Mas isso não é tudo. Na hora de fazer a apresentação, não leia o slide. A platéia pode ler (assim esperamos). Quando o apresentador está lendo o slide ele demonstra despreparo, falta de confiança ou não conhece o assunto que está apresentando. Use o slide como um guia e fale sobre o item chave do slide.

Sobre o fato de 1 imagem valer mais do que 1000 palavras, não exagere. Colocar apenas imagens pode não trazer a mensagem que deseja e se for entregue aos participantes como referência, logo perderão totalmente o significado.

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(Referência: http://blogs.bnet.com/ceo/?p=2420)