Inovar no uso do email, pra quê?

Parece que todos já conhecemos essas dicas, mas na prática vemos poucos colocando em prática. Seria uma excelente maneira de inovar no nosso dia-a-dia e a melhora da comunicação traria grandes benefícios para as empresas e para a nossa própria produtividade.

Todos sabemos que o excesso de emails atrapalha a produtividade. Muitos ao terminar o dia (se é que conseguem terminar antes do calendário virar para o dia seguinte) e conseguem refletir sobre o que realizaram percebem que ficaram escravos dos emails recebidos e respostas que precisaram dar, ou nem conseguiram identificar quais emails precisavam realmente ser respondidos.

Eu acredito que a tecnologia é criada para nos ajudar e sempre tentei ser amigo da tecnologia. Resolvi que é inútil brigar contra a nova tecnologia, e portanto fazer o melhor uso da tecnologia é uma tremenda arma para lutar a meu favor (a favor da minha produtividade).

Seguem algumas técnicas para ajudar a não ficar afogado nos emails:

• Direcionar (através de filtro) todos os emails no qual você foi copiado para uma pasta de “buffer”. A maior parte das vezes essas mensagens não precisam ser guardadas. Algumas precisam ser lidas e outras nem isso. Após ler, apague.
• Mensagens com mais de 6 meses costumam não ter muita  (ou nenhuma) utilidade. Apague ou arquive essas mensagens antigas. Verifique a frequência na qual você retorna a essas mensagens e se o assunto for muito importante, crie um repositório (tipo WIKI) para consultas futuras.
• Todas as mensagens devem ser classificadas por categorias (ou labels) no momento que são recebidas. Por exemplo:
• Ação – coisas que precisam ser feitas, mais ou menos urgentemente. Mensagens que precisam ser respondidas.
• Informação – precisam ser lidas rapidamente e categorizadas imediatamente.
• Negócios – tanto negócios relevantes ao seu trabalho como SPAM (separe em dois tipos)
• Irrelevante – Precisam ser apagados na hora que recebeu.
• Inapropriado – Geralmente muito longos e poderiam ser facilmente substituídos por uma rápida conversa telefônica.
• Abusivas – reclamações e acusações públicas copiando muitas outras pessoas. Ou descarte essas mensagens ou tente conversar com a pessoa diretamente. Não responda dando continuidade ao assunto.
• Não envie emails tarde da noite. Mensagens noturnas não provam que você é um profissional dedicado, mas sugere que não conseguiu tratar o assunto durante o período normal. Claro que quando fusos horários e times espalhados pelo mundo estão envolvidos isso deve ser tratados de forma diferenciada. Emails noturnos podem servir de prova que alguém estava trabalhando longas horas e requerer horas extras ou adicionais por estar de plantão. As empresas deveriam avaliar um bloqueio para que mensagens fossem enviadas após determinados horários conforme o turno de trabalho do funcionário.
• Envie poucas mensagens que receberá poucas em retorno. Simples assim.
• Não escreva mensagens maiores que 2 parágrafos.
• Não fique conectado com seu mailbox o dia todo. Trate email como uma atividade dando o foco necessário por um período de tempo apenas (2 ou 3 vezes ao dia). Ficar verificando a cada 5 minutos se tem novas mensagens evita que tenha um dia produtivo com fluência de atividades. Mesmo se aplica para Blackberry e outros dispositivos móveis.
• Se receber uma mensagem maior que 2 parágrafos, faça uma ligação rápida para o originador ou então converse por “instant message” e resolva rapidamente o assunto. Muito melhor que uma resposta longa e enrolada que no final terminará em uma ligação telefônica de qualquer maneira.
• Não use emails para armazenar arquivos. Ao receber um arquivo, guarde em local apropriado (repositório web ou WIKI) e apague o email.
• Tarefas complexas para escrever documentos como contratos ou especificações são muito melhor executadas através de reuniões virtuais ou presenciais.
• Enviar arquivos anexos à mensagens não são a melhor opção. Armazene em um repositório web e envie o link apenas. Já pesquisei isso com usuários e todos sugeriram isso, mas nenhum deles (ou pouquíssimos o fazem).
• Evite perguntas abertas ou complexas por email. Prefira usar IM ou telefone para esse tipo de assunto.
• Mantenha todos os emails pessoais em uma conta separada, preferivelmente em serviço de webmail, não apenas como forma de aumentar sua produtividade no trabalho mas também para garantir e proteger sua privacidade.

Emails podem ser muito úteis, mas usados de forma errada podem facilmente ter um impacto negativo em sua imagem e sua produtividade.

Não fique com medo de usar novas ferramentas que estão continuamente aparecendo, mas evite usá-las de forma a roubar seu foco e sua produtividade.

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